Mener un projet IA dans son entreprise - Module 5 : Redessiner vos processus pour intégrer l’IA

🔵 1. Contexte général de l’entreprise

Servia Conseil est un cabinet de gestion administrative externalisée qui accompagne des artisans, TPE et petites PME dans leur gestion quotidienne : factures fournisseurs, notes de frais, devis, relances, et préparation comptable.

L’entreprise compte :

• 1 dirigeante
• 2 assistantes administratives
• 1 alternant
• 1 responsable relation client (à mi-temps)

Son activité principale repose sur :

➡ le traitement des factures fournisseurs pour ses clients. C’est ce processus qui a été retenu pour la transformation IA, car il représente :

• 40 % de la charge de travail totale
• des actions répétitives et fortement documentaires
• un besoin de qualité élevé
• une dépendance à la saisonnalité (pics de fin de mois)

🔵 2. Rappel du processus As-Is (neutre)

(Version réalisée dans la vidéo 1) Étapes actuelles :

• Réception des factures par e-mail
• Téléchargement des fichiers PDF
• Ouverture et lecture manuelle
• Vérification des informations obligatoires
• Comparaison avec l’ERP (fournisseur, montant, statut, TVA)
• Saisie manuelle ou correction dans l’ERP
• Classement dans un dossier cloud
• Archivage du dossier client

Acteur principal : assistante administrative

Outils utilisés : Outlook, lecteur PDF, ERP interne, dossiers cloud

Documents manipulés : factures PDF (formats hétérogènes)

Annotations IA (vidéo 2) :

• Réception → S
• Lecture PDF → A
• Extraction → A
• Comparaison ERP / facture → L
• Mise à jour → A
• Archivage → A

🔵 3. Objectif de l’étude de cas

Votre mission : concevoir la version To-Be du processus, en intégrant : les interventions IA pertinentes, les étapes humaines indispensables, une séquence fluide et réaliste, et une répartition claire entre IA et humain.

⚠️ Vous ne devez pas mesurer les impacts (c’est la vidéo 4).
⚠️ Vous ne devez pas produire la fiche finale (vidéo 5).
Ici, vous concevez uniquement le processus cible.

🔵 4. Ressources disponibles

Pour construire votre To-Be, vous pouvez vous appuyer sur :

• Votre schéma As-Is (produit en vidéo 1)
• Vos annotations IA (vidéo 2)
• La matrice des usages IA (A/S/P/L)
• La méthode en 5 étapes de la vidéo 3
• Vos connaissances métier
• Les bonnes pratiques vues dans la formation

Ces documents sont considérés comme vos “matériaux de travail”.

🔵 5. Travail demandé – Conception du processus To-Be

🟦 Tâche 1 : reprendre le schéma As-Is

Importez votre schéma neutre dans le template “As-Is / To-Be”. Conservez-le intact.

🟦 Tâche 2 : superposer les annotations IA

Reprenez vos A / S / P / L et positionnez-les sur le schéma. Ne modifiez toujours rien.

🟦 Tâche 3 : redéfinir la séquence du processus

En utilisant la méthode en 5 étapes, vous devez :

• Retirer les étapes entièrement automatisées (lecture, extraction, archivage…)
• Déplacer les étapes humaines là où l’intervention est pertinente (validation si alerte…)
• Ajouter les blocs IA nécessaires (contrôle automatique, pré-classement, extraction, mise à jour ERP…)
• Conserver les points de décision humaine (supervision, arbitrage, gestion des exceptions)

🟦 Tâche 4 : produire un schéma To-Be lisible

Le schéma doit montrer :

• Les étapes IA en violet
• Les étapes humaines en bleu
• Les flèches de circulation de données
• Les points de supervision
• La logique globale du processus amélioré

Le To-Be doit rester simple, cohérent et faisable.

🟦 Tâche 5 : rédiger la description détaillée du To-Be

Dans le template fourni, complétez le tableau :

• N°
• Étape du To-Be
• Acteur (IA / humain)
• Outil / technologie
• Résultat attendu

🔵 6. Points d’attention clés

• L’humain ne disparaît jamais : il supervise, valide, arbitre, gère les exceptions.
• L’IA intervient uniquement là où elle crée de la valeur : pas de sur-automatisation.
• Le To-Be doit être réalisable : pas d’IA “magique”.
• Le schéma doit rester lisible : ce n’est ni du BPMN, ni un blueprint technique.
• Le To-Be doit répondre au besoin métier : fluidité, fiabilité, cohérence.

🔵 7. Indications sectorielles

Dans les services administratifs, l’IA est généralement pertinente pour :

• La classification des documents
• L’extraction des données
• La comparaison automatique
• La mise à jour automatique de champs
• La détection d’anomalies
• L’assistance rédactionnelle
• La priorisation des files
• Le tri automatique des e-mails entrants

Ces éléments sont des pistes, pas des solutions imposées.

🔵 8. Résultat attendu

Un bon To-Be doit être fluide, simple et lisible, intégrer l’IA de manière cohérente, respecter l’ordre logique du métier, faire apparaître les interactions IA / humain, conserver les points de supervision, rester réalisable dans une PME comme Servia Conseil, et servir de base pour l’analyse d’impact (vidéo 4).